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Dicas para que as reuniões da sua empresa tenham uma maior produtividade

Todos temos aquele pé atrás em relações à reuniões, pois, dependendo da situação, elas podem ser bem cansativas. Sendo uma das principais e mais importantes peças de uma empresa, as reuniões não precisam ser um motivo de frustração. Para isso, você pode seguir as seguintes dicas que farão as reuniões de sua empresa não caírem na mesmice:

1 – Siga os horários preestabelecidos de início e finalização.

Isso é um dos fatores mais importantes, mesmo parecendo bem simples. Para que uma reunião seja bem produtiva, o horário precisa ser respeitado. Esse fator cria uma cultura de início e término e estabelece bem o ritmo de produtividade que cada participante vai ter durante o tempo de reunião, além de facilitar a vida de quem tem compromissos posteriores à mesma.

 

2 – Reuniões são feitas durante o horário de expediente.

Saiba achar o melhor horário para realizar essa reunião. Não deixe ela acontecer perto de horários de almoço, por exemplo. A fome interfere diretamente na qualidade o comprometimento das pessoas. Perto do final do expediente também não é uma boa idéia. As pessoas vão estar cansadas e com muita vontade de ir para casa, além da possibilidade de estarem fixadas num compromisso que terão após o expediente.

 

3 – Escolha um local de realização da reunião bem adequado.

Isso é completamente essencial para conseguir um bom resultado pós-reunião. Tenha em mente que o local deve ser bem iluminado, a temperatura precisa ser um pouquinho baixa para manter o relaxamento (o suor deixa as pessoas nervosas), não faça em locais abertos e com muito barulho e sempre tenha disponível água e café para que as pessoas se sintam mais à vontade.

 

4 – Seja uma figura de liderança durante a reunião.

Todos sabem que ser o líder é uma tarefa bem difícil e exaustiva. Mas você é o chefe, é a sua função. Procure ser dinâmico e produtivo, tente tirar o melhor de cada um conforme sua habilidade. Mas lembre: ser chefe não é ser ditador. Não imponha as suas ideias como verdades absolutas. Saiba ouvir, ser chefe também é aprender com seus funcionários. Porém não deixe que a reunião perca o foco com muitas ideias diferentes. Saiba selecionar as melhores e dar foco nelas.

 

5 – Chegue à reunião com os objetivos bem claros.

É quase impossível tirar algum resultado de uma reunião cujo objetivo não foi definido previamente. Grande parte do tempo é perdido tentando achá-lo. Chegue lá sabendo o que será debatido e como isso será debatido. E é importante que seus funcionários também saibam esses objetivos. Isso dará a possibilidade das pessoas já chegarem com propostas e ideias. Claro, você deve deixar um momento prévio para levantamento de outros assuntos fora do objetivo, mas saiba dar o devido tempo para isso. Esse momento não pode se estender e atrapalhar a discussão do real objetivo da reunião.

 

6 – Faça uma conclusão com os resultados bem definidos.

É importantíssimo acabar uma reunião com todas as dúvidas respondidas. Para isso, faça uma retrospectiva de tudo que foi abordado, diga quais serão os próximos passos e esclareça novamente quem ficou responsável pelo que. Outra forma de evitar confusões é enviar uma ata da reunião para todos os participantes para que assim eles possam levantar algumas questões, se quiserem.

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